Case Study: Entwicklung Webanwendung "MiMo"
Für den Startup Verband aus Berlin haben eine individuelle Webanwendung für die Verwaltung von Mitgliedsdaten entwickelt.
Ausgangssituation
Der Wunsch nach einer zentralen Mitgliederverwaltung.
Der Bundesverband Deutsche Startups e.V. war bereits seit seiner Gründung im Jahr 2012 digital sehr gut aufgestellt. So wurde beispielsweise der Mitgliedsantrag von Beginn an digital in Form eines klassischen Online-Formulars bereitgestellt. Die anschließende Bearbeitung der Mitgliedsanträge erfolgte manuell. Die Verwaltung von Mitgliedsdaten erfolgte über Excel-Listen und Online-Tools, die aber nicht miteinander verbunden waren.
In den Anfangstagen war die Verwaltung der Mitgliederdaten auf diese Weise noch praktikabel. Mit stetigem Wachstum, sowohl in der Anzahl der Mitglieder als auch der Anzahl der Mitarbeitenden im Verband, entwickelten sich hieraus immer mehr Hürden und Probleme. Der Wunsch nach einer digitalen Lösung für eine gemeinsame Datenbasis, die sich dazu noch arbeitserleichternd auswirkt, wurde stetig größer.
„Das “MiMo” ermöglicht uns ein effizientes Management der Stamm-, Abrechnungs- und Kontaktdaten Daten unserer Mitglieder und der dortigen Ansprechpersonen. Zahlreiche Schnittstellen erleichtern uns die Arbeit und verbessern das Nutzererlebnis der Mitglieder beim Onboarding und im Verlauf der Verbandszugehörigkeit.“
Lydia Takit
Head of Operations Startup Verband
Unsere Lösung:
Individuelle Webanwendung.
An dieser Stelle kamen wir als WildWestDesign ins Spiel. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden des Startup-Verbandes analysierten wir die aktuelle Situation und definierten Anforderungen an die digitale Lösung.
Mit Projektbeginn Mitte 2018 begaben wir uns auf die Suche nach einer bestehenden Software-Lösung, die möglichst alle Punkte des Anforderungskatalogs abdeckte und auf die man hätte aufbauen können.
Aufgrund der doch speziellen Anforderungen konnte jedoch keine (bezahlbare) Software-Lösung gefunden werden. Somit fiel die Entscheidung für die Entwicklung einer eigenen Webanwendung für den Startup-Verband. Auf diese Weise konnten wir individuell auf die Wünsche und Bedürfnisse eingehen und der Verband bekam eine maßgeschneiderte digitale Lösung, die alle Anforderungen und Wünsche erfüllte.
Die erste Version des Mitgliedermoduls (MiMo) ging Ende 2018 an den Start.
Seither stehen wir im ständigen Austausch mit den Mitarbeitenden des Startup-Verbandes und entwickeln die Webanwendung stetig weiter. Dazu gehören kleine Anpassungen an bestehenden Modulen, aber auch die Entwicklung zusätzlicher Module, um den Funktionsumfang des Mitgliedermoduls zu erweitern.
Die Webanwendung gliedert sich in folgende Bereiche (Module):
Mitgliedsanträge
Verschiedene Mitgliedsanträge stehen neuen Mitgliedern als Online-Formular zur Verfügung. Nach erfolgreichem Eingang und der Prüfung durch einen Mitarbeiter (Antragsteller erfüllt die Kriterien zur Aufnahme in den Startup Verband), werden vollautomatisierte Prozesse angestoßen. Dazu zählen das Versenden von Willkommens-E-Mails oder die Datenübergabe an weitere Systeme. Auch bei Ablehnung eines Mitgliedsantrags wird vollautomatisiert eine E-Mail mit einer Begründung versendet.
Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück der Software. Wie der Name schon sagt, erfolgt hier die komplette Verwaltung der Mitgliedsdaten. Dazu zählen unter anderem die Stammdaten (z.B. Name des Startups, Adresse), die Ansprechpartner eines Mitglieds oder weitere Merkmale (z.B. Branchenzugehörigkeit, Art des Geschäftsmodells). Auch Abrechnungsdaten der Mitglieder sind hier zu finden.
Datenexport
Die Mitgliedsdaten können im Excel-Format exportiert werden. Den Mitarbeitenden des Startup-Verbandes stehen verschiedene Filter zur Verfügung, um Export-Dateien zu erstellen.
Reporting und Auswertung
Wie viele Mitglieder gab es 2021? Wie viele Mitgliedsanträge wurden 2022 angenommen oder abgelehnt? Das Reporting-Modulliefert hier die Antworten und gibt den Mitarbeitenden des Startup-Verbandes die Übersicht der wichtigsten Kennzahlen (KPI).
Ehrenamtsverwaltung
Die hauptamtlichen Mitarbeitenden werden durch Ehrenamtliche unterstützt. Die Verwaltung der Daten der Ehrenamtlichen mit ihren persönlichen Daten und ihrer Funktion im Startup-Verband werden über die Ehrenamtsverwaltung ermöglicht.
Administration und Einstellungen
Über das Modul Administrationkönnen beispielsweise Benutzer und das Rollen-Rechte-System verwaltet werden. Ebenfalls können hier die vordefinierten Texte für automatisierte E-Mails angepasst werden.
Die Administratoren haben zudem noch Einsicht in verschiedene Logfiles.
Um datenschutzrechtliche Vorschriften zu erfüllen, wurden verschiedene Löschfristen konfiguriert. Diese Prozesse laufen vollautomatisiert.
Schnittstellen
Abrechnungssystem (Collmex)
Über eine Schnittstelle ist das Mitgliedermodul mit der Vereinssoftware Collmex verbunden. Mit Aufnahme eines Mitglieds werden abrechnungsrelevante Daten übermittelt, sodass über Collmex die Abrechnung erfolgen kann.
E-Mail Marketing Tool (CleverReach)
Für den Versand von Mailings, Einladungen und des Mitglieder-Newsletters nutzt der Startup Verband das E-Mail Marketing Tool CleverReach. Über eine Schnittstelle werden entsprechende Daten übergeben und es wird eine Opt-In-E-Mail ausgelöst.
Community Plattform (Tixxt)
Seit 2022 stellt der Startup Verband seinen Mitgliedern die Online Community Plattform Tixxt zum Austausch und Vernetzen zur Verfügung. Das Onboarding und Offboarding neuer Mitglieder bzw. neuer Ansprechpartner erfolgt über einem automatischen Datenaustausch zwischen dem Mitgliedermodul und der Community Plattform.
Webseiten des Startup-Verbandes
Auf der Webseite und den Landesgruppen-Webseiten des Startup Verbandes werden die Mitglieder präsentiert. Die Content Management Systeme der Webseiten greifen auf Daten im Mitgliedermodul zu, um diese in Form einer Mitgliederliste oder Logo-Wolke anzuzeigen.
Technologien
Zur Entwicklung des Mitgliedermoduls nutzen wir unterschiedliche Webtechnologien. Grundlage für das Backend ist das PHP Framework CodeIgniter. Für das Frontend verwenden wir das Frontend-CSS-Framework Bootstrap sowie weitere JavaScript Bibliotheken.
Die Bereitstellung der Webanwendung erfolgt über unsere eigene Hosting-Umgebung.
Über den Startup Verband
"Gemeinsam Deutschland gründungsfreundlicher machen"
Der Bundesverband Deutsche Startup e.V. wurde 2012 in Berlin gegründet, um Repräsentant und Stimme der Startups zu sein.
Der Startup-Verband vertritt die Interessen der Startups gegenüber Wirtschaft, in der Politik und in der Öffentlichkeit. Er stellt ein Bindeglied zwischen Startups und dem Mittelstand bzw. Konzernen dar und setzt sich für ein gründungsfreundliches Deutschland und Europa ein.
Dem Verband gehören mittlerweile über 1.000 Mitglieder an.
